1. Haz un listado corto. Saca una hoja de papel y dóblalo en un cuadradito pequeño. Haz un listado de las 4-5 cosas más importantes en tu vida. ¿Qué es lo más importante para ti? ¿Qué valoras más? ¿Qué 4-5 cosas quieres hacer más en tu vida? Simplificar tu vida comienza con estas prioridades.
2. Deja 1 compromiso. Piensa en todas las cosas en tu vida a las que estás comprometido a hacer, e intenta encontrar una que temas hacer. Algo que ocupe mucho de tu tiempo pero que no te de mucho valor. Quizás formas parte de un equipo, o estás en una junta o un comité. Algo que hacer cada día o cada semana o mes que realmente no quieres hacer. Ahora múevete para dejar ese compromiso. Llama a alguién, manda un email, cuenta a la persona o personas adecuadas que no tienes tiempo. Vas a sentir un alivio muy grande. Recomiendo dejar todos los compromisos que no contribuyen a tu listado corto (a partir de item 1), pero por hoy, deja solo 1 compromiso.
3. Limpia un cajón. O un estante, o un encimera o una esquina de una habitación. No una habitación entera o un armario entero. Solamente una área pequeña. Puedes utilizar esa área como base para simplificar y luego expandir partiendo de allí. Como limpiar: 1) vacía todo del cajón, estante, o la esquina en un montón. 2) De este montón, escoge solamente las cosas que utilizas y que estimes. 3) Deshazte del resto. Ahora mismo. Tíralo o ponlo en el coche para regalar o donar. 4) Devuelve las cosas que utilizas y estimas en una manera ordenada.
4. Determina límites. Define límites para las cosas que haces regularmente: email, tareas, feeds, ítems en tu vida etc.. Intenta atenerte a los límites. Hoy, todo que tienes que hacer es determinar unos límites para un par de cosas en tu vida. Mañana intenta seguirlos.
5. Simplifica tu listado to-do. Echa un vistazo a tu listado to-do. Si hay más de 10 puntos, más que probable es que puedes simplificarlo un poco. Intenta identificar ítems que puedes eliminar, delegar, automatizar, subcontratar o ignorar. Haz tu listado más corto. Esto es un hábito vital para hacer una vez por semana.
6. Libera tiempo. En general, simplificando tu vida es una manera de liberar tiempo para hacer las cosas que quieres hacer. Desafortunadamente, a veces puede llegar a ser complicado el sólo pensar en simplificar tu vida. Si ese es el caso, libera por lo menos 30 minutos / día para pensar en simplificar. O alternativamente, libera un fin de semana y piénsalo entonces. ¿Cómo puedes liberar 30 minutos por día? Unas ideas: despertar más temprano, mirar menos tele, comer en la oficina a mediodía, dar un paseo a mediodía, desconectar del internet, hacer el mail solamente una vez hoy,apagar teléfonos, haz 1 cosa menos cada día.
7. Despeja tu escritorio. Pasos: 1) Limpia todo de tu escritorio y ponlo en un montón (en tu bandeja de entrada o en el suelo.) 2) Procesa el montón desde arriba a abajo, un ítem a la vez. No aplaces decisiones sobre cualquier ítem – trata con ellos inmediatamente y rápido. 3) Para cada ítem, archívalo inmediatamente, envíalo a otra persona, tíralo, o apúntalo en tu listado to-do. Si es un chisme o material de oficina, encuentra un lugar para ello en los cajones de tu escritorio (o tíralo). 4) Repite hasta que tu montón está vacío y tu escritorio despejado. Tu escritorio debería tener un ordenador, tu bandeja de entrada, un bloc de notas y quizás una foto de tu família. 5) A partir de ahora, pon todo en tu bandeja de entrada y por lo menos una vez/día, procesalo en la manera explicada anteriormente.
8. Despeja tu bandeja de entrada de email. Esto tiene el mismo efecto psicológico que un escritorio despejado. ¿Está tu bandeja de entrada de email siempre lleno de emails leídos y no leídos? Es el resultado de aplazar decisiones sobre tus emails. Si tienes 50 o más email en tu bandeja de entrada, puedes procesarlos todos hoy. Si tienes 100, deberías ponerlos en una carpeta temporal y tratarlos 20/día a algo similar. Como procesar tu bandeja de entrada a vacío — incluyendo email ya en tu bandeja de entra y todos futuros emails.: 1) Procésalos desde arriba a abajo, uno por uno, haciendo decisiones y eliminando inmediatamente. 2) Tus elecciones son, eliminar, archivar, responder inmediatamente (y archivar o eliminar), reenviar (y archivar o eliminar), señalar con una estrella (o algo similar) y apuntarlo en tu listado to-do para responder más tarde (y archivar). 3) Procesa cada email hasta la bandeja de entrada esté vacía.. 4) Cada vez que chekeas tu email, procesa para vaciar.
9. Muévete más despacio. Tenemos mucha prisa en nuestros día a día, de una tarea a otra, de una cita a otra hasta que al final del día colapsamos, agotados, en el sofá. En vez de eso, simplifica tu vida haciendo menos (ver punto 1, 4 y 5) I. Come más despacio, conduce más despacio, camina más despacio, trabaja más despacio. Sé más premeditado. Sé presente. Esto no es algo que vas a dominar hoy, pero puedes empezar practicar hoy.
10. Una tarea (Single-task). En vez de hacer la multitarea, haz una cosa. Elimina todas las distracciones, resiste cualquier incitamiento para mirar el email o otros tareas habituales mientras hace las tarea que tienes encima de la mesa. Adhiere a esa tarea hasta que lo has acabado. Vas a notar una diferencia muy grande en tu nivel de estrés y productividad.
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